‘Verhuizen is een vak, daar heb je specialisten voor nodig.’ Dat zegt Jacoline Lems, projectleider Expertisepunt Services van Florence. UTS Van der Geest Verhuizingen verhuisde het hoofdkantoor van Florence naar de Laan van Zuid Hoorn in Rijswijk.
‘Marjolijn van Herk, projectmanager van UTS Van der Geest, was voor mij een echte sparringpartner. Samen met het team van verhuizers en leveranciers hebben we alle klussen geklaard. Het is fijn om tijdens zo’n verhuisproces te kunnen rekenen op de expertise en ervaring van een bedrijf als Van der Geest. Zo’n verhuisbedrijf heeft een groot netwerk van leveranciers, dat heel anders is dan de zorg. Dat netwerk heb je nodig bij een omvangrijke verhuizing als dit, met naast de algemene ruimten zo’n 120 werkplekken.’
Geen gouden laantje
Jacoline Lems: ‘Ik ben blij met het resultaat van ons nieuwe kantoor. Geen ‘gouden laantje’, dat wilden we per se niet, maar wel comfort voor onze medewerkers. Een gebouw met lagere huurkosten, betere luchtbehandeling en energielabel A+. Met een inrichting die past bij het activiteit-gerelateerd werken van de toekomst. We hebben de beschikking over moderne faciliteiten voor ontmoeten, vergaderen en hybride werken.’
Strakke planning
‘Om alles op z’n plek te krijgen, hadden we een strakke planning gemaakt’, vertelt Marjolijn van Herk. ‘Maar wel zo ingericht dat we ook veertien dagen konden schuiven.’ ‘En dat bleek nodig’, vertelt Jacoline Lems. ‘De eerste etage van ons oude pand is door Van der Geest eerder leeggeruimd, omdat er eerder een nieuwe huurder was. Dan is het echt fijn zulke korte lijnen te hebben met elkaar. “Erger je niet, verwonder je slechts”, zei Marjolijn weleens tegen mij. Dat helpt om zaken die onverenigbaar lijken te combineren tot onverwachte oplossingen. Wat dat betreft een compliment voor de flexibiliteit van de verhuizers en leveranciers in dit proces.’
Online marktplaats
‘Het schema van verhuizen deden we in fasen’, gaat de projectleider van Florence verder. ‘Eerst opruimen en kijken wat we konden hergebruiken. In het kader van duurzaamheid hebben we refurbished meubilair ingezet. Verder keken we wie we blij konden maken met de spullen die we niet meer nodig hadden. We maakten hiervoor samen met Van der Geest een plan. De Florence-locaties kwamen eerst aan de beurt, daarna de medewerkers en ook ging een deel naar goede doelen, zoals scholen in Kenia en Mexico. Omdat we meer papierloos gaan werken, konden we hen kantoorspullen schenken. Door de kinderen naar school te laten gaan, krijgen zij zicht op een betere toekomst.
Inloopbijeenkomsten
‘Van der Geest ondersteunde ons bij alle fasen en vanaf het prille begin, want Richard van der Geest was al vroeg op de lijn. Van verhuizing van meubilair tot uitrijden van materialen naar Florence-locaties. En van meedenken over opslag tot het samen organiseren van inloopbijeenkomsten voor medewerkers over de verhuizing en de nieuwbouw. Verder heeft Van der Geest ICT Movements in goede samenwerking met Storm Connect alle IT-apparatuur verhuisd. Je kunt dus spreken van een verhuizer die de zorg echt ontzorgt.’
